La verdad sobre la fuente de información centralizada

¿Necesitan tus datos una fuente de información centralizada (o fuente de verdad única, si se traduce literalmente del inglés) (SSOT)? Sí. Para una empresa basada en datos, contar con una SSOT es necesario para proporcionar información consciente y precisa en el proceso de toma de decisiones. El 69% de los CFO están de acuerdo en que una SSOT es un elemento fundamental para dirigir un negocio. Sin embargo, no debemos alarmarnos, ni paralizar nuestros procesos productivos por no tener una SSOT.

Hay varios aparatos y procesos que conforman el SSOT para que pueda contribuir a la cultura de toma de decisiones de tu organización. Al identificarlos, se toma conciencia de que el SSOT no es la meta, sino el resultado de una cultura y un proceso de los datos bien ejecutados.

¿Qué es una fuente de información centralizada (SSOT)?

Tradicionalmente, “SSOT” es un término informático que se refiere a la práctica de recopilar todos los datos de la empresa en una única ubicación. Sin embargo, se trata de mucho más que un simple término tecnológico. Antes de poder diseñar una estrategia SSOT hay que seguir una serie de pasos necesarios.

Usemos la cocina como ejemplo. Hacer una buena comida gourmet conlleva un proceso. Hay que tener cierta destreza, seleccionar bien los ingredientes, seguir un método específico de preparación, introducir los ajustes necesarios en la receta y, por supuesto, encontrar una buena forma de presentar el plato terminado. Trabajar con datos no es diferente. Antes de poder presentar los datos a una organización como la “fuente de verdad única”, hay muchos aspectos que considerar. Es fundamental entender que la verdad procede de una agregación o colección de artefactos de datos que a su vez proceden de múltiples fuentes. Esto concuerda con la definición de SSOT realizada por Brent Dykes, colaborador de Forbes.com: un principio de almacenamiento de datos para obtener siempre la información de un mismo lugar. Antes de que todo esto ocurra, es necesario crear una estrategia sólida para que los datos se envíen a esta ubicación singular; si esto no se realiza, la iniciativa SSOT implementada también fracasará.

Cinco pasos para el éxito de la SSOT

Hay cinco etapas principales que hay que tener en cuenta a la hora de establecer una cultura de datos habilitada con una SSOT. Éstas son:

1. Curación de fuentes de datos. El primer paso es revelar las fuentes de datos. Esto suele hacerse con una jornada que confronte a las diferentes partes interesadas, datos y líderes tecnológicos. La idea es sacar a la luz todas las fuentes de datos dentro del alcance de la iniciativa e investigar su punto de creación. El objetivo de este paso es identificar no sólo los puntos de datos pertinentes sino también sus verdaderas fuentes. A través de la jornada, los usuarios se adentrarán en el proceso que hay detrás de los datos que han estado consumiendo y determinarán el punto en el que esos datos están listos para su consumo. Por ejemplo, se puede tener una tabla de base de datos llamada “Tabla de clientes” que albergue información de empresa como nombres, direcciones y datos firmográficos y geográficos que procedan de múltiples archivos en bruto. Los debates pueden revelar la sostenibilidad de estas fuentes y los usuarios pueden decidir colectivamente mejorar o abandonar la fuente por completo.

2. Identificación autorizada de la fuente de datos. Es necesario identificar los “datos reconocidos oficialmente” que la empresa quiera utilizar. Deben establecerse responsables de los datos. Es decir, grupos de propietarios de datos o expertos en la organización que desarrollan o administran datos para un propósito de negocio específico. Estos datos se conocen como datos autorizados. Los datos pueden ser creados interna o externamente; todos ellos están validados para que sean de calidad y fidedignos. Respuestas a preguntas como “¿En qué momento estarían listos los datos para su consumo por parte de la empresa?”, “¿hay propietarios de datos que sean responsables de los datos tal como están hoy en día y cómo serán en el futuro?”, y “¿están las fuentes y los protocolos de agregación completos como se espera?” son importantes para comprender qué grupos de datos deben considerarse fuentes autorizadas para la SSOT. Estas preocupaciones implican que los propietarios, creadores y proveedores de datos deben revisar las políticas y los procesos de datos para declarar estas fuentes autorizadas.

3. Gestión de datos. Los datos y las fuentes de datos generalmente requieren una preparación que incluye la mejora, la estandarización, la validación y el enriquecimiento. Una vez identificadas las fuentes de datos autorizadas, los miembros o un grupo central se encargan de la introducción y el mantenimiento de estas fuentes de datos autorizadas.

4. Identificar una fuente de datos de confianza. Se trata de un proveedor de datos, potencialmente de múltiples fuentes autorizadas. Puede tratarse de una organización interna o de proveedores externos cuyo proceso de recopilación o agregación de datos haya sido examinado por los usuarios de los datos: sus fortalezas, limitaciones y utilidades son conocidas y transparentes. Un ejemplo es D&B Optimizer, la solución de marketing segura basada en la nube de Dun&Bradstreet. Optimizer suministra datos empleando nuestros servicios de gestión de datos sostenibles que involucran datos de confianza.

5. Diseño e implementación de la arquitectura de datos. De las cuatro etapas mencionadas anteriormente, debe quedar claro que el concepto de una SSOT no es una mera implementación tecnológica. Hay ingredientes cruciales para esta proverbial comida gourmet. Se trata de los datos, su cualificación, sus procesos, sus reglas definidas y las partes involucradas en su creación y mantenimiento. Todo esto debe resolverse antes de cualquier diseño o selección del sistema. El objetivo aquí es escalar las etapas anteriores y permitir que los datos confiables se fomenten en un entorno capaz, seguro y accesible que se convertirá en la SSOT. La articulación del flujo de datos, la distribución y el acceso son aspectos importantes de esta etapa.

La SSOT va más allá de la tecnología

Tradicionalmente, la SSOT es un término o responsabilidad de las TI, pero muchas iniciativas de SSOT no han logrado proporcionar activos digitales muy necesarios debido al enfoque predominante en la tecnología. Sí, la tecnología es una parte muy importante de la ecuación. Eso no se está descartando. Sin embargo, los datos, los expertos en la materia, la lógica comercial, la planificación y la gobernanza son igualmente importantes para implementar con éxito la SSOT de una organización. Todo se reduce a esto: la fuente de información centralizada es simplemente el resultado de una estrategia de datos bien diseñada y ejecutada y no su objetivo. El objetivo es ser capaz de proporcionar datos que sean procesables, fiables y precisos a escala.

Artículo original de Dun&Bradstreet