5 etapas para reconocer que tienes un problema de datos maestros

Las frustraciones comunes de los datos deficientes

Recientemente releímos un artículo que originalmente publicamos en 2017 y nos sorprendió cómo lo que dice sigue siendo relevante hoy en día. A continuación, se muestra una versión actualizada del artículo original.

Los datos son la esencia de un negocio. Son fundamentales para los procesos empresariales. Los datos poco saludables o datos deficientes conducen a flujos de trabajo estancados, pensamientos aislados, ineficiencias y, en última instancia, decisiones deficientes. Los datos poco saludables son realmente “datos enfermos”, y si los datos están enfermos, el negocio también sufre. Cierto que aún se podrían realizar ventas, atraer audiencias, gestionar riesgos y cumplir con las regulaciones, pero hay que tener en cuenta todo el esfuerzo adicional que requiere, y las oportunidades perdidas, cuando los datos no son tan óptimos como podrían serlo. Es como si una empresa, metafóricamente hablando, estuviera jadeando y resoplando mientras sube unos pocos tramos de escaleras. Al final se logra, pero duele.

Los datos deficientes, al igual que la mala salud, pueden generar problemas graves. Definiciones erróneas, falta de estándares internos, fuentes de datos dispares y flujos de trabajo múltiples convergen para obstaculizar el crecimiento, lo que produce estrés y frustración.

Afortunadamente, hay una cura para los datos deficientes

Los datos buenos, al igual que la buena salud, requieren una gestión adecuada. Pero no nos engañemos: requiere esfuerzo. No hay una píldora mágica. Hay que echar un vistazo a los datos de clientes; probablemente estén dispersos en varios departamentos (ventas, marketing, finanzas, operaciones), diferentes ubicaciones geográficas (local, regional, global) y una miríada de sistemas (ERP, CRM, MDM, MarTech, AdTech). Si su empresa es como la mayoría de las empresas, probablemente tenga muy pocos estándares saludables y se podría beneficiar de una sólida dosis de datos bien gestionados.

Pero al igual que muchos de nosotros no empezamos una dieta o una rutina de ejercicios hasta que nuestro peso y niveles de colesterol han llegado a niveles no saludables, una adecuada gestión de los datos normalmente no comienza hasta que nos darse cuenta de que realmente se necesita. Eso no sucede de la noche a la mañana. Aquí están las cinco etapas que muchas empresas experimentan antes de implementar una estrategia de datos maestros. ¿Reconoce a su organización en alguna de ellas?

Negación: “¿Esto está realmente sucediendo?”

Tu jefe de ventas afirmará con firmeza: “Conocemos a nuestros clientes mejor que nadie”. Pero estar cerca de los clientes no significa que los datos que tengamos de ellos estén cerca de ser correctos. ¿Se puede responder fácilmente a una pregunta aparentemente simple como “quiénes son nuestros principales clientes”?

Ya sea que hablemos de clientes, proveedores o socios, el archivo maestro depende de los hábitos consistentes de todos en la empresa. ¿Cuántas formas se utilizan para identificar “Wal-Mart”? ¿Se usa Wal*Mart, Wal Mart, Wal-mart, Walmart y/o WM? Hmmm… parece que hay mucho trabajo por delante para consolidar todos esos registros de “Walmart” y tener una vista precisa de las ventas. ¿Y qué pasa con todas las empresas que Walmart posee? ¿Son también tus clientes? Hay que abrir los ojos y encarar la cuestión de frente.

Ira: “¿Quién hizo esto?”

Tratar de hacer un seguimiento de los múltiples estilos comerciales de un cliente global es suficiente para estresar a cualquiera. Ver 100 variaciones del nombre de un cliente haría enfadar a cualquiera. Pero antes de arremeter contra los empleados por no mantener eso en orden, hay que tener en cuenta que están divididos entre el mantenimiento de datos y la venta de tu producto.

Como líder de una empresa, ¿qué estresa más, la baja calidad de datos o no alcanzar los objetivos? ¿Qué estresa más al equipo de ventas, la baja calidad de datos o las comisiones bajas?

Negociación: “Podemos arreglar esto por nosotros mismos”

Se puede pensar: “Podemos implementar un programa de administración nosotros mismos”. ¡Adelante! Intente desplegar los recursos necesarios para formular un plan estratégico que asegure que todos ingresen la palabra “CALLE” de la misma manera o ingresen un número de teléfono como XXX-XXX-XXXX.

Después de todo, ¿no es responsabilidad de todos la calidad y la consistencia? Mientras tanto, la competencia está estableciendo conexiones, construyendo relaciones y aumentando la cuota de mercado mientras nuestro equipo está frustrado porque no pueden centrarse en lo que realmente fueron contratados para hacer. ¿Se quiere un buen deletreo o buenas ventas?

Depresión: “Esto es un desastre”

Cuantos más clientes se tienen y más datos se recopilan, más se multiplicarán los problemas. No hay nada peor que un cliente diciendo que la visión que tenemos sobre él es incorrecta. Quieren que tengamos una jerarquía que refleje la forma en que ellos se ven a sí mismos. Pero no es así, y parece que nunca se puede hacer bien.

Aceptación: “Bien, necesitamos ayuda”

Los negocios avanzan rápido… demasiado rápido. Miles de empresas abren y cierran cada mes. Las jerarquías y las relaciones cambian constantemente. No es posible mantener el ritmo. ¿Cómo se espera que se consiga? Hay que ponerse en contacto con aquellos que comprenden esta situación.

Un atajo para dominar tus datos

Los datos saludables hacen que un negocio sea saludable. Hay que aceptarlo y llegar a la etapa 5 lo más rápido posible. Una vez que se pueda comenzar a aplicar una estructura de datos consistente, una que se conecte todo el universo empresarial de nuestro negocio y que cuente con una calidad en la que se pueda confiar, nuestra empresa puede comenzar su viaje hacia la recuperación y la máxima salud.

“El mejor momento para plantar un árbol fue hace 20 años. El segundo mejor momento es ahora”, dice un proverbio chino. Lo mismo se aplica a la gestión de datos. ¡Manos a la obra! Podemos ayudar en cada paso del camino.

Artículo original Dun&Bradstreet